Doğru planlamış bir iş, işlemlerin yapılma aşamasında doğru denetlenmesini ve son aşamaya gelmeden önce sorunların öngörülmesini sağlar. Hazır giyim sektöründe planlama işlemleri denildiğinde genelde kumaş ve aksesuar malzemelerinin miktarının hesaplanması ve hatta tedarik edilmesi akla gelir. Aslında bu işlemlerden kumaş ve aksesuar malzemesi miktar hesapları planlamanın bir parçası olan “Malzeme Tedarik Planlama” faaliyetlerine, tedarik işlemleri ise “Satın Alma” faaliyetlerine girmektedir.

Büyük resmi görün

Süreç planlama işlemi, planlama faaliyetleri işlemlerinin büyük resmi görme kısmıdır. Bu işlem, malzeme tedarik ve üretim faaliyetlerinin bütününü bir arada görebilmeyi sağlar. Öncelikle bir müşteri siparişinin her aşaması sıralanmalıdır ve siparişin model sayısı, her bir modelin renk ve beden dağılımlı adetleri de göz önünde bulundurularak her bir aşamaya gün bazında süre verilmelidir. Örneğin hesaplanan aksesuar veya kumaş miktarının tedarik edilme süresi öngörülmeli ve bu, süreç planına yazılmalıdır. Planlama süreçleri numune aşamasından başlar ve paketleme aşamasına kadar  devam eder. Genel olarak bu aşamalar; numune hazırlama, numunenin müşteri tarafından onayı, aksesuar ve kumaş tedariği, kumaş test onay süresi, kesim işleri, baskı/nakış işlemleri, dikim işlemleri, finish işlemleri şeklindedir.

 İşleri belirleyin

Süreç planlama işlemleri yapılırken birbiri ardına yapılması gereken işlemleri ve eş zamanlı yapılabilecek işlemleri belirlemek önemlidir. Örneğin kesim işlemi yapılmadan dikim işlemi yapılamayacağı gibi; müşteri muadil bir kumaştan dikim numunesini kabul ediyorsa, numune hazırlama işlemleri ile kumaş siparişinin geçilmesi işlemleri eş zamanlı süreçte planlanabilir.

Bir sipariş için doğru bir süreç planı yapıldığında ( iş sırası ve zamanlama olarak ) fiili iş süreçlerini takip daha kolay olacaktır ve birbirinden farklı süreçlerdeki siparişlerin hepsi bir arada gözlenebilecektir. Süreç planı hazırlanırken her bir sürece doğru zaman vermek önemlidir. Gerçekçi yapılmamış olan bir zamanlama planı uygulama aşaması ile uyuşmayacaktır ve siparişlerinizin gecikmesine sebep olacaktır. Mevcut tedarikçilerinizin ve fason üreticilerinizin koşullarına  süreç planınız şekillenmelidir. Bir süreç planı hazırlarken geçmişe yönelik tecrübelerden faydalanılmalı ve olabilecek gecikmeler için de bir emniyet süresi içermelidir. Süreç planlama sayesinde siparişin her bir aşaması gözlemlenebilecek ve olabilecek gecikmelerin hangi süreç aşamasında olduğu tespit edilip iyileştirici tedbirler alınabilecektir.

 Grafik ve tablolardan yardım alın

Süreç planlama işlemleri görsel grafik ve tablolar ile yapılırsa daha iyi gözlemleme ve müdahale sağlanır. En etkili ve işlevsel süreç planları Gantt Şemaları aracılığı ile yapılır. Bu şemalar sayesinde birbiri ardına gelen ve eş zamanlı olan işlemleri rahatlıkla görebilir ve süreç uygulamalarını da  takip edebilirsiniz. Gantt Şeması çizimleri için basitçe Excel tablosu kullanabileceğiniz gibi bunun için özel yazılım ve web uygulamaları da kullanabilirsiniz.